基本方針
さみどり会（長泉北中学同窓会）は、会員および関係者の個人情報の重要性を認識し、以下の方針に基づいて個人情報の適切な保護に努めます。
私たちは規約第11条において「名簿を作成・保管しないことを原則とする」と明文化しており、必要最小限の情報のみを適切に管理し、皆様のプライバシーを最大限に尊重します。
1. 個人情報の定義
本方針における「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できるもの、または個人識別符号が含まれるものをいいます。
2. 個人情報の取得について
2.1 取得する個人情報の種類
当会では以下の個人情報を取得する場合があります：
お問い合わせフォーム
- 取得項目: 氏名（ニックネーム可）、メールアドレス、お問い合わせ内容
- 取得目的: お問い合わせへの回答、必要に応じた追加連絡
- 保存期間: 対応完了後1年間
LINE公式アカウント
- 取得項目:
- 生年月日（期生判定のためのみ使用、判定後即座に破棄）
- LINEプロフィール情報（表示名、プロフィール画像等へのアクセス権）
- 取得目的:
- 生年月日：卒業年度の判定のみ
- プロフィール情報：円滑なコミュニケーションのため
- 保存期間:
- 生年月日：取得後即座に破棄（保存しません）
- プロフィール情報：LINEプラットフォーム上でのアクセス権のみ（当会サーバには保存しません）
オンライン寄付システム（Square）
- 取得項目:
- 寄付金額、氏名、電話番号、メールアドレス、卒業回、クレジットカード情報
- 取得目的:
- 寄付金額・氏名・卒業回：寄付管理、寄付者公表（氏名はイニシャル表示）
- メールアドレス：受領書（レシート）の送付
- 電話番号：Squareシステムの必須項目（当会での利用予定なし）
- クレジットカード情報：決済処理のみ
- 保存期間:
- クレジットカード情報：決済完了後即座に破棄
- その他の情報：Squareプラットフォーム上でのアクセス権のみ（当会サーバには保存しません）
法人会員申請
- 取得項目: 法人名、代表者名、連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）、事業内容
- 取得目的: 法人会員としての管理、連絡、活動報告
- 保存期間: 法人会員資格継続中および資格喪失後5年間
2.2 取得方法
- 直接取得: お問い合わせフォーム、法人会員申請フォーム等
- 間接取得: LINE公式アカウントのプラットフォーム機能を通じた取得
3. 個人情報の利用目的
3.1 一般会員（正会員・準会員）
- 同窓会活動に関する情報提供
- お問い合わせへの回答
- 各種プロジェクトの案内・募集
- 活動報告の配信
- 必要に応じた個別連絡
3.2 法人会員
- 法人会員としての管理業務
- 活動報告書の送付
- 協賛・支援に関する連絡
- 会計関連書類の作成・送付
3.3 寄付者
- 寄付金の受領確認・管理
- 受領書（レシート）の送付
- ホームページでの寄付者公表（氏名はイニシャルのみ、卒業回とともに表示）
- 会計処理・税務処理
- 活動報告の送付
3.4 利用目的の変更
利用目的を変更する場合は、変更後の目的が変更前の目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更内容について本ホームページ等で通知または公表します。
4. 個人情報の管理・保護
4.1 管理体制
- 責任者: 広報・SNS担当役員が個人情報保護管理者を兼任
- 管理方法: パスワード保護、アクセス制限等の安全管理措置
- アクセス権限: 必要最小限の役員のみに限定
4.2 安全管理措置
- 個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、適切な安全管理措置を講じます
- 個人情報を取り扱う役員に対し、適切な監督を行います
- 個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は、委託先に対して適切な監督を行います
4.3 保存期間と廃棄
- 各情報の保存期間は上記「2.1 取得する個人情報の種類」に記載のとおり
- 保存期間経過後は、復元不可能な方法で速やかに削除・廃棄します
5. 個人情報の第三者提供
当会は、以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません：
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 個人情報の開示・訂正・削除等
6.1 開示請求
ご本人は、当会が保有する自己の個人情報について開示を求めることができます。開示請求は以下の方法で受け付けます：
- 受付方法: お問い合わせフォームまたはLINE公式アカウント
- 本人確認: 適切な方法でご本人確認を行った上で対応
- 回答期間: 請求受付後1ヶ月以内
6.2 訂正・削除請求
個人情報の内容が事実でない場合、ご本人は訂正・削除を求めることができます。
6.3 利用停止請求
個人情報が目的外で利用されている場合、ご本人は利用停止を求めることができます。
7. LINE公式アカウントの特別な配慮
7.1 匿名性の確保
- LINE公式アカウントでは、他の登録者同士が互いを認識できない仕組みを採用
- 個人のメッセージは管理者以外には見られません
- 登録者リストは管理者のみが確認可能
7.2 ブロック・退会について
- いつでも自由にブロック・退会が可能
- ブロック・退会時に理由の確認は行いません
- ブロック後は当会からの連絡は一切行いません
8. 外部サービスの利用
当会では以下の外部サービスを利用しており、それぞれのプライバシーポリシーも適用されます：
- LINE公式アカウント: LINE株式会社のプライバシーポリシー
- Square決済プラットフォーム: Square, Inc.のプライバシーポリシー
- その他ツール: 各種プロジェクトで使用するオンラインツールのプライバシーポリシー
9. 未成年者の個人情報
9.1 基本方針
未成年者の個人情報を取得する場合は、保護者の同意を得ることを原則とします。ただし、在校生との協働活動については学校側との適切な連携の下で実施します。
9.2 LINE公式アカウントにおける未成年者の取り扱い
- 一斉配信の受信: 保護者の同意なしに登録可能
- 同窓会活動の情報提供のみ
- 個人を特定する情報の収集は行わない
- 個別メッセージのやり取り: 事前に保護者の同意確認を実施
- プロジェクト参加等で個別連絡が必要な場合
- 同意が得られない場合は一斉配信のみに限定
10. 個人情報保護方針の変更
本方針を変更する場合は、変更内容を本ホームページにて公表します。重要な変更については、LINE公式アカウント等でも通知いたします。
11. お問い合わせ窓口
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください：
さみどり会（長泉北中学同窓会）広報・SNS担当 加藤 慶
- お問い合わせフォーム: ホームページのお問い合わせフォーム
- 対応時間: 原則として1週間以内に回答
12. 規約との関係
本方針は、さみどり会規約第11条「個人情報の取り扱い」に基づいて制定されています。規約と本方針に齟齬がある場合は、規約の規定が優先されます。
制定日: 2025年7月1日
最終更新: 2025年8月14日
さみどり会（長泉北中学同窓会）会長 秋山 勉